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Sunat: Plazo para conservar documentos originales es de cinco años si tiene respaldo digital

Los respaldos digitales y documentos contenidos en ellos, se consideran válidos para cualquier revisión contable o tributario, exámenes y auditorías públicas o privadas; pudiendo ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes.

La Sunat en el Informe N° 023-2019, concluyó que “No existirá la obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta se encuentre relacionada con tributos respecto de los cuales hubiere transcurrido el plazo de prescripción o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor”.

Es decir, los contribuyentes podrán cumplir con la obligación de almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias para ser exhibidas en las fiscalizaciones de Sunat.

Cabe indicar que esta obligación de conservación se aplica por cinco años a partir del 1 de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente; y tratándose de los pagos a cuenta del impuesto a la renta, el plazo de cinco años se computa  considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado impuesto.

Así, los respaldos digitales y documentos contenidos en ellos, se consideran válidos para cualquier revisión contable o tributario, exámenes y auditorias públicas o privadas; pudiendo ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tengan que ser presentados los documentos en algún expediente o en caso similar. Siempre que haya prescrito el tributo o transcurrido cinco años.

Ello, debido a que en el Código Tributario, no obstante reconocer el uso de tecnologías avanzadas, se prevé como regla general que los deudores tributarios deberá conservar sus libros y registros llevados en sistema manual o mecanizado, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, mientras el tributo no
esté prescrito.

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